Tipps für mehr Produktivität von 5 Designprofis

Die folgenden fünf Designprofis haben etwas gemein: sie alle verdienen Bewunderung für ihr Organisationstalent, ihre Planung und die Effizienz ihrer Arbeitsweise. Aber wie genau schaffen sie es, mit Power durch eine Woche zu kommen, die angefüllt ist mit zeitintensiven, kreativen Arbeitsphasen, Präsentationen bei Kunden, Besuchen vor Ort und nie enden wollendem Mailverkehr?  

 

Gestaltung der Zeit

“Für die Herstellung eines Tisches braucht man Holz, um an Holz zu kommen, braucht man einen Baum,” und um kreativ zu sein, braucht man Zeit.“ Das ist die Philosophie der multidisziplinären, italienischen Kreativwerkstatt Velvet LAB, die von Gianluca Bocchetta gegründet wurde.

“Ich glaube, Zeit ist das Herzstück unserer Arbeit: zu Anfang jedes Projekts haben wir jede Menge Zeit, aber das Geheimnis der Produktivitätssteigerung liegt darin sicherzustellen, dass diese Zeit nicht verschwendet wird. Heutzutage wird die Gesellschaft weltweit von rasch wechselnden Modeerscheinungen und neuer Technologie regelrecht überschwemmt, und eine Idee, die heute für absolut innovativ gehalten wird, ist morgen vielleicht schon wieder veraltet. Daher arbeite ich intensiv daran, den Gebrauch der uns zur Verfügung stehenden Zeit optimal zu gestalten, um so die Qualität unserer Produkte zu verbessern.

Bei Velvet LAB ist es üblich, täglich Briefings abzuhalten, bei denen die Arbeit geplant wird und wir die Art und Weise, wie wir die Dinge angehen, miteinander vergleichen. Designen bedeutet auch, den Bedürfnissen der Kunden Rechnung zu tragen, und an der Spitze dieser Bedürfnisse steht im Fall von kommerziellem Design auf jeden Fall die Einhaltung der Zeitvorgaben. Wir erstellen zunächst einen Wochenplan, dann einen Tagesplan, wo wir sofort Checkpunkte festlegen, die unbedingt eingehalten werden müssen (und die oft aufs Wochenende fallen). Wir tun das, damit wir die neue Woche ohne langwierige Resümees beginnen können. Und schließlich versichern wir uns, dass unsere Vorgaben langfristig gültig sind! So erstellt man ein Zeitdesign.”

 

Tipps für eine To-Do-Liste

Ivonne Ronderos, Kreativdirektorin von DKOR Interiors Miami, ist ebenfalls eine überzeugte Anhängerin einer zielorientierten Zeitplanung; außerdem erstellt sie detaillierte To-do-Listen für langfristige Planungen. Ein weiterer Schlüssel zu ihrem Erfolg ist eine gewisse Flexibilität.

“Wir haben zahlreiche gleichzeitig ablaufende Projekte, daher ist eine gute Planung ein absolutes Muss. Aber statt jeweils Tag für Tag zu planen, empfehle ich eine Planung von zwei Wochen im Voraus und würde sogar dazu raten, einen Blick auf den kompletten Kalendermonat zu werfen. Ich liebe meinen “Passion Planner”! Er ist bei der Arbeit mein bester Freund.

Es hilft unglaublich, wenn man aufschreibt, was getan werden muss, obwohl auch das natürlich nicht immer eine Garantie dafür ist, dass alles nach Plan abläuft. Ich benutze selbsthaftende Zettel als Platzhalter für Termine oder Ziele, die etwas flexibler sind, sodass ich sie im Laufe der Wochen entsprechend anpassen kann und Prioritäten setze, je nachdem, was sinnvoller für mein Team ist.”

 

Technische Dos und Don’ts

Challie Stillman, Designdirektorin der neun Showrooms von Resource Furniture, die von Mexico City bis Vancouver über ganz Nordamerika verteilt sind, ist überall auf dem nordamerikanischen Kontinent unterwegs. Vom Hauptsitz in New York City aus, wo sie auch als Designberaterin tätig ist, teilt sie mit uns ihre Geheimnisse für eine gute Planungsorganisation.

“Da sich das Wesen der Arbeit durch die immer stärker verbreitete Anwendung neuer Technologien ständig verändert, habe ich einerseits neue Tricks in meine persönliche Planungsorganisation integriert, andererseits aber auch altbewährte Methoden beibehalten. Obwohl ich fast obsessiv mit dem Kalender arbeite (einschließlich der Alarmfunktion!), hält doch nichts meine Ziele so sehr unter Kontrolle wie die gute alte, handgeschriebene To-do-Liste, die ich jeden Morgen neu erstelle.”

Wenn Challie einerseits auch noch auf die “Bleistift-und-Papiermethode” schwört, empfiehlt sie doch auch, unbedingt neue Technologien miteinzubeziehen, die sehr hilfreich für die Koordination von Aufgaben auf Team-Basis sein können und die Effizienz längerfristiger Projekte enorm steigern.

“Mit Wrike, einer Arbeitsmanagement Software, hat unser Büro ein Planungstool entdeckt, das unglaublich nützlich und hilfreich ist. Es hat uns dabei geholfen, den Überblick sowohl über unsere eigenen, individuellen Aufgaben zu behalten als auch über die Teams und über abteilungsübergreifende Projekte. Das Tool ist in hohem Maße anpassbar und nutzerfreundlich und wird durch einen engagierten Trainer ergänzt, der uns zusätzlich unterstützt.”

Auch wenn sie in der Firma allein an etwas arbeitet, bedient sie sich der Technologie, um immer konzentriert zu sein und Ablenkungen zu vermeiden. “Ich finde, dass Großraumbüros manchmal zu viel Ablenkung bieten. Daher benutze ich oft Kopfhörer, wenn ich allein an etwas arbeite, damit mich die Gespräche um mich herum nicht stören. Alles ist eine Sache der richtigen Musik: Ich liebe die Fokus-Playlisten auf Tidal!”

 

Zusammen arbeiten und siegen

“Teamwork und Kooperatives Zusammenarbeiten – mein Weg, an der Spitze zu bleiben”, so Anne Frederiksen von Prudential Lighting Projects, 2018 Preisträger des AIA Los Angeles Presidential Honor. Anne arbeitet eng mit Architekten und Desigern zusammen und ist allgemein bekannt dafür, Teams von Mitgliedern der Design Community aus unterschiedlichen Fachgebieten miteinander in Verbindung zu bringen, was häufig zu prämierten Projekten führt.

In einer Stadt, die für ihr permanentes Verkehrschaos berühmt ist, für einen reibungslosen Ablauf solcher Kooperationen zu sorgen, kann -gelinde gesagt- eine sehr hektische Angelegeheit sein, aber Anne nutzt dieses spezielle Problem zu ihren Gunsten.

“In einer Stadt wie Los Angeles ist die Zeit ein einschränkender Faktor, sodass wir sehr viele Kunden-Events zusammen mit anderen Organisationen planen, damit die wenigen kostbaren Stunden, die zur Verfügung stehen, maximal genutzt werden können. Ganz gleich, ob es um eine Kooperation mit IES, AIA, Ausstellungspartnern oder einer Institution geht, kooperatives Arbeiten ist so unendlich viel interessanter und effizienter.”

 

Den Kopf freimachen

Eine allgemeine Empfehlung aller von uns befragten Fachleute war, Zeit für die Konzentration auf sich selbst zu finden, um den Kopf freizumachen und auch die Dinge mal aus einer anderen Perspektive betrachten zu können.

Katharina Franke von FrankeLeuchten bringt den philosophischen Ansatz der “Zeit zur Eigenreflektion” noch eine Stufe weiter, indem sie wenigstens einmal alle paar Monate einen Kurzurlaub und einmal im Jahr längere Ferien einplant.

“Während meines Urlaubs lese ich keine geschäftlichen Mails und beantworte auch keine Geschäftstelefonate auf dem Handy … Mein Gehirn ist dann wieder komplett frei und nach dem Urlaub bin ich sehr motiviert, sogar wenn die Auszeit nur ein paar Tage gedauert hat. Oft kommen mir die besten Ideen während eines Kurzurlaubs, einfach weil ich aus meiner Geschäftsmentalität ausgestiegen bin und eine ganz andere Sichtweise einnehmen konnte.”

Auch wenn Katharina im Büro ist, schwört sie auf kleine Auszeiten zwischendurch, damit sie ihre Konzentration aufrecht erhalten kann. Sie empfiehlt, dass man sich selbst im Laufe des Arbeitstages wenigstens 30 Minuten schenkt, in denen das Gehirn gar nichts tut.

“Wann haben Sie zum letzten Mal einfach aus dem Fenster geschaut, ohne irgendetwas zu tun oder zu denken? Mein Gehirn braucht Pausen. Manchmal ergeben sich solche Pausen, wenn ich im Zug oder in der U-Bahn sitze und eben nicht auf mein Handy schaue oder irgendetwas lese. Ganz oft sitze ich einfach nur draußen in der Natur und beobachte die Leute, ein paar Bienen oder die vorüberziehenden Wolken.”

Eine abschließende Empfehlung?

“Räumen Sie Ihren Schreibtisch jeden Tag auf! Ich habe das gelernt, als ich in einem Showroom arbeitete. Jetzt steht mein Schreibtisch in meinem eigenen Büro, aber ich räume ihn trotzdem auch heute noch täglich auf – für mich selbst. Manchmal, wenn abends noch viel Unerledigtes auf dem Schreibtisch liegt, schreibe ich eine Checkliste für den nächsten Tag, damit ich mir den Kopf von diesen Dingen freimachen kann. Ich ordne die Papiere nach meiner Liste, damit ich sie morgens als erstes bearbeiten kann. Wenn ich vergessen habe, eine wichtige Angelegenheit persönlich mit einem Team-Mitglied zu besprechen, schreibe ich ihm oder ihr eine E-Mail und räume auch meine Mailbox auf, damit sich dort nur noch unerledigte Mails befinden.”